En un mundo perfecto, los clientes estarían encantados de pagar al finalizar trabajo o un proyecto. Pero en el mundo real esto ocurre muy raramente.
En la mayoría de los casos, depende del freelance presentar la factura o boleta de honorarios en el momento adecuado. Esto no siempre ocurre al final de un proyecto, porque algunos proyectos parecen no terminar nunca. En cualquier caso, la creación de una presupuesto o factura detallada, profesional y sencilla puede ayudar a que las cosas avancen y a determinar cómo, cuándo y cuánto deben pagar tus clientes por tu duro trabajo.
Veamos siete buenas prácticas para preparar una cotización correctamente y conseguir más clientes.
1. Encuentre la plantilla adecuada
Siempre puedes crear una factura desde cero. Puedes simplemente escribirlo en un procesador de textos, pero si tienes algunas habilidades creativas, también puedes crearlo tú mismo con tu propia marca, logotipos, etc.
Para otros que no se preocupan mucho por el diseño, hay muchas plantillas en Internet. Puedes encontrarlos para Microsoft Word, Google Docs y Apple Pages. Todos deben ser más o menos iguales, pero con algunas variaciones en el espaciado y la disposición. Elija la plantilla que le ofrezca la mayor flexibilidad y estética para su marca.
2. Definir el alcance del proyecto
Lo ideal es definir el alcance del proyecto o trabajo antes de comenzar la pega. Un contrato o pliego de condiciones le ayudará a definir estos aspectos por adelantado. (Sin embargo, al emitir el presupuesto, es importante repetir el alcance acordado punto por punto e indicar que ha completado las tareas individuales.
3. Partida de gastos con respecto al importe total
La mayoría de las plantillas de presupuesto contienen un desglose de precios por artículo. Normalmente estas plantillas también suman los importes totales para ti. Sin embargo, dependiendo del proyecto, puede optar por no utilizar los precios unitarios y enumerar en su lugar los importes totales.
Si has acordado una tarifa fija que no va a cambiar, un desglose por elementos individuales es una buena manera de mostrar cuánto costarán tus servicios en el futuro, sin dejar de respetar el acuerdo original.
4. Plazos de ejecución claramente definidos.
Si trabajas con grandes empresas y agencias (es decir, clientes que también trabajan para clientes), cada vez es más importante definir claramente las fechas de finalización de los servicios que se van a prestar (porque tienen que pasarlas a otras personas de su empresa). La mayoría de las plantillas de facturas contienen un campo para notas, en el que se pueden incluir fechas claras. He aquí un ejemplo:
5. Enlaces y archivos de descarga
También es útil adjuntar los enlaces finales de todos los archivos y servicios del presupuesto (en las notas o en el correo electrónico de la factura). Si no se ha acordado una tarifa para el almacenamiento y la conservación de los archivos, se puede utilizar Dropbox, WeTransfer o Vimeo para establecer cargas para la consolidación final de todos los activos y materiales cinematográficos necesarios.
6. Indique una fecha de caducidad estimada
También puede observar que muchas plantillas de facturas incluyen una fecha de vencimiento. Puede que pienses que esto es innecesario (y que socavaría la confianza), pero si trabajas con profesionales, éstos deben saber lo que esperas y comunicártelo rápidamente.